การสแกนและการจัดการไฟล์เอกสาร: กระบวนการและแนวปฏิบัติที่มีประสิทธิภาพ

การสแกนและจัดการไฟล์เอกสารเป็นขั้นตอนสำคัญในการแปลงเอกสารกระดาษให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บ ค้นหา และใช้งานข้อมูล กระบวนการนี้ประกอบด้วย 6 ขั้นตอนหลัก ดังนี้

1. การเตรียมเอกสาร
เริ่มจากการตรวจสอบสภาพและความสมบูรณ์ของเอกสาร จัดเรียงหน้าตามลำดับ กำจัดสิ่งแปลกปลอมเช่นคลิปหนีบกระดาษ ทำความสะอาด และจัดเตรียมข้อมูลสำหรับเมทาดาทา

2. การเตรียมเครื่องสแกน
เลือกใช้เครื่องสแกนที่เหมาะสม อาจเป็นเครื่องสแกนแบบแท่นหรือแบบป้อนเอกสารอัตโนมัติ ขึ้นอยู่กับลักษณะและปริมาณของเอกสาร

3. การตั้งค่าโปรแกรมที่ใช้ในการสแกน
กำหนดค่าความละเอียดของไฟล์ โดยทั่วไปใช้ 300 dpi สำหรับเอกสารทั่วไป และ 600 dpi สำหรับรูปภาพหรือเอกสารที่ต้องการความละเอียดสูง เลือกโหมดสี (สี โทนสีเทา หรือขาว-ดำ) ตามลักษณะของเอกสารต้นฉบับ

4. การสแกนเอกสาร
วางเอกสารบนกระจกสแกนหรือใส่ในถาดป้อนอัตโนมัติ ตรวจสอบการจัดวางให้ตรงและเรียบร้อย ดำเนินการสแกน โดยอาจสแกนทีละหน้าหรือใช้ระบบป้อนอัตโนมัติ

5. การตรวจสอบคุณภาพ
ตรวจสอบความคมชัดและความครบถ้วนของเนื้อหา รวมทั้งความครบถ้วนของจำนวนหน้าและเอกสาร

6. การจัดการและบันทึกไฟล์
ตั้งชื่อไฟล์ตามระบบที่วางไว้ โดยใช้ชื่อที่เป็นภาษาอังกฤษหรือตัวเลขเท่านั้น เพิ่มข้อมูลเมทาดาทาให้ไฟล์ บันทึกในรูปแบบไฟล์ที่เหมาะสม เช่น PDF/A สำหรับไฟล์เอกสารเพื่อการใช้งานระยะยาว หรือ TIFF สำหรับรูปภาพที่ต้องการไม่ให้สูญเสียคุณภาพของไฟล์ และจัดเก็บในโฟลเดอร์ที่เหมาะสม

การปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้อย่างเป็นระบบจะช่วยให้การสแกนและจัดการไฟล์เอกสารมีประสิทธิภาพ ได้ไฟล์ดิจิทัลที่มีคุณภาพสูง และสามารถนำไปใช้งานได้อย่างสะดวกในระยะยาว

สามารถติดต่อขอข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ ฝ่ายจดหมายเหตุและคอลเล็กชั่นพิเศษ
สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยแม่โจ้ อาคารวิภาต บุญศรี วังซ้าย

โทร. 0 5387 3508

หรือสามารถติดต่อได้ที่ Facebook: จดหมายเหตุมหาวิทยาลัยแม่โจ้